Bent u een startende ondernemer en krijgt u voor het eerst een btw aangifte?

Dan kan dit artikel nuttig voor u zijn. Hier leest u alle over een btw aangifte op papier, DigiD of eHerkenning.

Heeft u vragen? Neemt u dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag.

Wij hebben jarenlange ervaring in het verzorgen van btw aangiften (op papier, DigiD of eHerkenning) en de begeleiding van startende ondernemers.

Wanneer bent u eigenlijk ondernemer voor de btw?

We beginnen bij het begin. U bent ondernemer voor de BTW als u zelfstandig een onderneming of een beroep uitoefent, en dat is al heel snel. Het maakt niet uit in welke rechtsvorm u uw onderneming of beroep uitoefent. Een stichting of vereniging kan ook ondernemer zijn voor de btw.

Na uw aanmelding bij de Kamer van Koophandel ontvangt u van de Belastingdienst een btw-identificatienummer, als de belastingdienst u als ondernemer voor de btw beschouwt.

Er zijn echter ondernemers die geen btw hoeven te betalen. Het gaat dan om ondernemers die werkzaamheden verrichten waarvoor een btw-vrijstelling geldt. Zo zijn er vrijstellingen voor sportclubs, gezondheidszorg, financiële diensten en verzekeringen, fondsenwervende activiteiten en onroerende zaken.

Als uw jaaromzet lager is dan € 20.000 exclusief btw, kunt u gebruikmaken van de kleineondernemersregeling. Hierdoor hoeft u geen btw in rekening te brengen, maar de btw die aan u in rekening is gebracht kunt u ook niet terug vragen. Dit scheelt u in administratieve rompslomp, maar is niet altijd de juiste keuze. Het kan maar zo zijn dat u btw geld laat liggen.

Let op: als u ondernemer voor de BTW bent, wil dit niet zeggen dat u dan ook ondernemer voor de inkomstenbelasting bent. De BTW komt sneller om de hoek kijken dan de inkomstenbelasting.

Uw administratie en de eisen voor de BTW

De administratie speelt een belangrijke rol in de omzetbelasting. Voor de btw is het belangrijk dat alle facturen gecheckt worden voordat ze worden betaald én dat de juiste btw tarieven en btw regelingen worden toegepast. Dit is de verantwoordelijkheid van u als ondernemer.

Als uw administratie op orde is, is de kans op fouten in de btw aangifte een stuk kleiner. En daarmee voorkomt u naheffingen en boetes.

Onderstaand leest u alles over een papieren btw aangifte en over een aangifte via DigiD of eHerkenning.

1^e aangifte op papier

De 1^e btw aangifte die u als startende ondernemer moet invullen, is vaak een btw-aangifte op papier.

Dit heeft te maken met het moment wanneer u zich bij de Kamer van Koophandel aanmeldt als ondernemer. Als er al 1 of meer tijdvakken voorbij zijn waarover u aangifte moet doen, ontvangt u een papieren btw aangifte.

U doet btw-aangifte (op papier) per maand of per kwartaal. Een btw jaaraangifte komt bijna niet meer voor.

Zorg ervoor dat u uw papieren btw aangifte en betaling op tijd doet. Zo voorkomt u een boete voor te late indiening van de btw aangifte op papier en een boete voor te late betaling.

Btw aangifte via DigiD of eHerkenning

Nadat u de 1^e btw aangifte op papier heeft ingediend, moet u de daaropvolgende btw aangiften digitaal indienen. U kunt dit doen via het portaal ‘Mijn belastingdienst Zakelijk’ op de website van de belastingdienst. Hier kunt u inloggen met eHerkenning of DigiD. Dit is afhankelijk van de rechtsvorm van uw onderneming.

In deze online omgeving vind u het digitale formulier waarmee u de btw aangifte kunt indienen.

Het is uiteraard ook mogelijk om uw btw-aangifte te laten doen via uw accountant/boekhouder/fiscaal dienstverlener. Zij hebben eigen administratiesoftware waarmee de aangifte kan worden ingediend.

De factuur

Binnen de btw speelt de factuur een centrale rol. Zowel de inkoop- als de verkoopfactuur bevat informatie over de btw-regelgeving die van toepassing is. Past een ondernemer de factuurvereisten niet correct toe, dan kan de fiscus een flinke boete per gebrek per factuur opleggen. Veel ondernemers zijn zich niet bewust van de risico’s die zij lopen bij onjuiste inkoop- en verkoopfacturen.

Als u een verkoopfactuur verstuurd, kunt u rekening houden met o.a. de volgende factuurgegevens:

• De datum waarop de factuur wordt opgemaakt
• Een opeenvolgend factuurnummer
• Het btw identificatienummer van u als leverancier
• Het btw identificatienummer van uw afnemer bij een verleggingsregeling of een intracommunautaire levering
• De NAW-gegevens van u als leverancier en van uw afnemer. Vermeld de volledige juridische naam van de leverancier én de afnemer. Het vermelden van de handelsnaam mag ook, op voorwaarde dat die in combinatie met het adres en woonplaats bij de KvK is geregistreerd. Vermeld de volledige adressen. Alleen een postbusnummer is niet voldoende
• De hoeveelheid en een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen/diensten
• De datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden
• Maatstaf van heffing voor elk tarief of elke vrijstelling, de eenheidsprijs exclusief btw, en de eventuele vooruitbetalingskortingen en andere kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn begrepen
• Het toegepaste btw tarief
• Het te betalen btw bedrag
• De vermelding ‘btw verlegd’ (als een verleggingsregeling van toepassing is)
• Gegevens over een vervoermiddel (nieuw of gebruikt) als daar sprake van is
• De vermelding ‘factuur uitgereikt door afnemer’, als daar sprake van is.
• De vermelding ‘Bijzondere regeling – gebruikte goederen’, ‘Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen’ of ‘Bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten’, als daar sprake van is
• Als het factuurbedrag niet hoger is dan € 100 (inclusief BTW) of het een aanvullend document is op een eerdere factuur, gelden minder strenge voorwaarden. Op de factuur moeten dan de NAW-gegevens van de leverancier staan en hetgeen hiervoor is genoemd bij de punten 1, 6 en 10, de gegevens aan de hand waarvan het btw bedrag kan worden berekend
• Overige niet-btw-factuurvereisten zoals uw KvK-nummer, bankrekeningnummer en BIC/IBAN.

 BTW vooraftrek

Als u btw belaste prestaties verricht, heeft u recht op vooraftrek van btw die aan u in rekening wordt gebracht. Constateert de Belastingdienst een fout in de inkoopfactuur, dan kunt u uw recht op aftrek van btw verliezen. Fouten op facturen kunnen bovendien tot boetes leiden die flink in de papieren kunnen lopen.

In het kader van voorkomen is beter dan genezen is het advies dan ook om contact op te nemen met de leverancier en te vragen om een nieuwe factuur als die niet aan de factuureisen voldoet.

Bij kleine gebreken in de inkoopfactuur mag de fiscus echt niet zomaar btw aftrek weigeren. Kleine factuurgebreken mogen er volgens het Europese Hof namelijk niet toe leiden dat het recht op aftrek van BTW wordt ontzegd. De weigering van btw vooraftrek moet in proportie staan met het factuurgebrek.

Wanneer bijvoorbeeld een inkoopfactuur een gebrek vertoont, maar u bij deze factuur wel stukken heeft die deze ontbrekende informatie aanvullen, moet de belastingdienst deze stukken ook meenemen bij de beoordeling van uw recht op vooraftrek van btw.

En wanneer het postbusadres van de leverancier vermeld staat in plaats van het vestigingsadres, dan wordt uw recht op aftrek van BTW echt niet geweigerd.